Legal

Política de Tratamiento de Datos Personales

Última actualización: 29 de julio de 2026

1. Identificación del responsable

• Razón social: PLATCOM S.A.S.
• Domicilio: Colombia
• Correo de contacto: soporte@misdotaciones.com
• Plataforma: MisDotaciones (misdotaciones.com)

2. Definiciones

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Responsable del tratamiento: PLATCOM S.A.S., quien decide sobre la base de datos y su tratamiento.
• Encargado del tratamiento: la empresa cliente que, usando la plataforma, trata los datos de sus propios empleados.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
• Aviso de privacidad: comunicación que informa al titular sobre esta política.

3. Doble rol: responsable y encargado

Es importante distinguir dos situaciones:

• PLATCOM S.A.S. actúa como responsable respecto de los datos de las empresas clientes y de las personas que crean y administran una cuenta (nombre, correo corporativo, datos de facturación y de uso del servicio).
• PLATCOM S.A.S. actúa como encargado respecto de los datos de los empleados que cada empresa cliente carga en la plataforma. En ese caso, la empresa cliente es la responsable: ella determina qué datos ingresa, con qué finalidad y debe obtener la autorización de sus empleados.

4. Datos personales que se recolectan

De las empresas clientes y sus administradores:

• Nombre o razón social de la empresa y NIT.
• Nombre del administrador y correo electrónico corporativo.
• Contraseña, almacenada siempre cifrada mediante algoritmos de hash (nunca en texto plano).
• Datos de conexión: dirección IP, fecha y hora del último acceso.

De los empleados cargados por la empresa cliente:

• Nombre completo, tipo y número de documento de identidad.
• Cargo, área, sede, ciudad y fecha de ingreso.
• Indicación de si devenga menos de dos (2) salarios mínimos, dato necesario para determinar el derecho a la dotación conforme al artículo 230 del Código Sustantivo del Trabajo.
• Tallas de dotación y elementos de protección personal.
• Firma digital y, cuando la empresa lo habilite, fotografías del acto de entrega.

5. Tratamiento de datos sensibles

La firma manuscrita digitalizada y las fotografías de entrega pueden considerarse datos de carácter sensible o biométrico. Estos datos:

• Se recolectan únicamente con el fin de acreditar la entrega efectiva de la dotación.
• Requieren autorización previa, expresa e informada del titular, que debe obtener la empresa cliente.
• No son obligatorios: el titular no está obligado a autorizar su tratamiento, conforme al artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.
• Se protegen con medidas de seguridad reforzadas y acceso restringido.

6. Finalidades del tratamiento

• Prestar el servicio de gestión de entrega de dotaciones y EPP.
• Generar comprobantes de entrega con firma digital y código de verificación.
• Administrar el inventario de elementos de dotación.
• Generar reportes y estadísticas para la empresa cliente.
• Permitir a la empresa acreditar el cumplimiento de sus obligaciones laborales ante autoridades competentes.
• Enviar comunicaciones relativas al funcionamiento del servicio.
• Gestionar la relación contractual, la facturación y el soporte técnico.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades.

Los datos no se utilizan con fines publicitarios de terceros ni se venden o alquilan bajo ninguna circunstancia.

7. Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, todo titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos en que la ley no la exige.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlo.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

8. Cómo ejercer sus derechos

Las consultas y reclamos pueden dirigirse a soporte@misdotaciones.com, indicando nombre, documento de identidad, el motivo de la solicitud y un canal de contacto.

• Consultas: se atienden en un plazo máximo de diez (10) días hábiles, prorrogable por cinco (5) días hábiles más.
• Reclamos: se resuelven en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, prorrogable por ocho (8) días hábiles más.

Si usted es empleado de una empresa que utiliza MisDotaciones, le sugerimos dirigir primero su solicitud al área de talento humano de su empleador, que es el responsable de esos datos. En todo caso, trasladaremos la solicitud a la empresa correspondiente y le informaremos de ello.

9. Medidas de seguridad

• Cifrado del tráfico mediante certificado SSL/TLS.
• Contraseñas almacenadas con algoritmos de hash robustos.
• Consultas parametrizadas para prevenir inyección SQL.
• Protección contra falsificación de peticiones (CSRF) en los formularios.
• Aislamiento de la información entre empresas clientes (arquitectura multi‑tenant).
• Registro de auditoría sobre acciones sensibles.
• Control de acceso por roles y perfiles.

Ninguna medida de seguridad es infalible. PLATCOM S.A.S. aplica las medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información, pero no puede garantizar la seguridad absoluta frente a eventos fuera de su control.

10. Transferencia y transmisión de datos

Para prestar el servicio se utilizan proveedores de infraestructura y de envío de correo electrónico que pueden almacenar o procesar información en servidores ubicados fuera de Colombia. En estos casos se exige a dichos proveedores un nivel de protección adecuado, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Los datos personales solo se comparten con terceros cuando: es necesario para la prestación del servicio; lo exige una autoridad judicial o administrativa competente; o el titular lo ha autorizado expresamente.

11. Conservación de los datos

Los datos se conservan mientras dure la relación contractual y, posteriormente, durante el tiempo necesario para atender obligaciones legales, contables y de defensa judicial. Cancelada la cuenta, los datos se eliminan en un plazo máximo de treinta (30) días, salvo que exista un deber legal de conservarlos por más tiempo.

12. Cookies

La plataforma utiliza cookies estrictamente necesarias para mantener la sesión del usuario autenticado. El sitio público utiliza además herramientas de analítica web para conocer de forma agregada cómo se navega el sitio. No se emplean cookies publicitarias de terceros.

13. Menores de edad

La plataforma está dirigida a empresas y a sus trabajadores. No está destinada a recolectar datos de niños, niñas y adolescentes. En caso de que una empresa cliente registre trabajadores adolescentes autorizados para trabajar, el tratamiento deberá respetar su interés superior y sus derechos fundamentales.

14. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 29 de julio de 2026. Las bases de datos se conservarán durante el tiempo indicado en el numeral 11. Cualquier modificación sustancial será publicada en esta misma página y, cuando corresponda, comunicada a los usuarios registrados.