Un inventario de uniformes puede mostrar un valor importante y, aun así, no tener lo que los empleados necesitan. El problema está en el nivel de detalle: contar “150 camisas” no sirve si no se conoce la distribución por talla, referencia, género y sede.
El control correcto permite comprar mejor, evitar acumulación de prendas sin rotación y responder con rapidez a ingresos o reposiciones.
Por qué el inventario de dotaciones es diferente
Las prendas tienen múltiples variantes. Una misma camisa puede existir en varias tallas, colores, cortes y mangas. El calzado añade numeración y, en el caso de EPP, pueden existir certificaciones, lotes o fechas de vencimiento.
Por eso cada combinación relevante debe tratarse como un artículo identificable.
Definir un catálogo ordenado
El catálogo debe utilizar nombres consistentes. Evite registros como “camisa azul”, “camisa azul M” y “camisa dotación azul” para el mismo producto.
Una estructura útil incluye categoría, nombre, referencia, talla, unidad, proveedor y características técnicas.
Inventario por ubicación
Si la empresa tiene varias sedes, debe saber dónde está cada unidad. Un artículo disponible en Medellín no resuelve automáticamente una entrega pendiente en Bogotá.
Los traslados deben registrarse con origen, destino, fecha, cantidades y responsable. De lo contrario, la misma existencia puede aparecer disponible en dos lugares.
Stock disponible, reservado y comprometido
No toda unidad físicamente almacenada está disponible. Parte del inventario puede estar reservada para un ciclo, separada para un empleado o pendiente de inspección.
Distinguir estos estados evita prometer artículos que ya tienen un destino asignado.
Entradas de inventario
La recepción debe compararse con la orden de compra. Conviene verificar cantidad, talla, referencia, calidad y estado antes de aceptar la mercancía.
Las diferencias deben quedar como novedades del proveedor, no corregirse informalmente en la hoja de cálculo.
Salidas por entrega
Cada salida debe vincularse con un empleado o una causa concreta. Las categorías más comunes son entrega inicial, ciclo legal, reposición, cambio de talla, deterioro o préstamo.
Una salida genérica llamada “consumo” dificulta analizar el uso real.
Devoluciones y cambios de talla
Cuando una prenda regresa, debe evaluarse si puede volver al inventario. Una camisa nueva con etiqueta puede quedar disponible; un elemento usado puede requerir baja o tratamiento diferente.
El cambio debe conservar la relación entre el artículo devuelto y el nuevo.
Control especial de EPP
Algunos EPP necesitan seguimiento por lote, serie, vencimiento o fecha de inspección. También pueden requerir condiciones específicas de almacenamiento.
Un respirador o un arnés no debe administrarse con el mismo nivel de detalle que una prenda convencional.
Indicadores recomendados
- Rotación por artículo y talla.
- Inventario sin movimiento.
- Quiebres de stock.
- Reposiciones por causa.
- Diferencias entre inventario físico y sistema.
- Tiempo promedio para completar pendientes.
- Compras urgentes por sede.
Cómo realizar un conteo físico
- Definir fecha de corte.
- Suspender temporalmente movimientos o registrarlos por separado.
- Contar por ubicación, referencia y talla.
- Comparar con el sistema.
- Investigar diferencias.
- Aprobar ajustes con responsable identificado.
El conteo no debería utilizarse para “cuadrar” cifras sin explicación. Las diferencias pueden revelar entregas no registradas, errores de recepción o pérdidas.
Planeación de mínimos y máximos
Los niveles de stock deben basarse en consumo, tiempo de reposición y variabilidad de tallas. Mantener grandes cantidades de todas las referencias inmoviliza recursos; trabajar sin reserva genera compras urgentes.
Los ingresos frecuentes de personal pueden justificar un stock mínimo de las tallas con mayor rotación.
Centralizar el inventario con MisDotaciones
MisDotaciones permite organizar artículos, tallas, sedes, movimientos y entregas para conocer las existencias reales y su destino.
Preguntas frecuentes
¿Cada talla debe tener un código diferente?
Es recomendable, porque permite contar y reponer con precisión.
¿Cómo manejar prendas personalizadas?
Pueden registrarse como reservadas para un empleado desde el momento en que se envían a bordado o marcación.
¿Qué hacer con inventario obsoleto?
Debe evaluarse su posible reasignación, modificación, donación o baja de acuerdo con las políticas contables y de disposición de la empresa.
Fuentes normativas y de consulta: Código Sustantivo del Trabajo, Decreto 1072 de 2015, LegalApp del Ministerio de Justicia.
