MisDotaciones es una plataforma en la nube que busca reducir el tiempo, gastos y riesgos legales que organizaciones invierten en procesar las tareas relacionadas a la gestión de la entrega de la dotación laboral y elementos de protección personal a sus empleados.

Nuestra plataforma, orientada a la excelencia en la administración de recursos humanos, permite a las organizaciones cargar de manera intuitiva los datos de los empleados elegibles para recibir dotación laboral y/o elementos de protección personal, para posteriormente generar los comprobantes de entrega de dichos elementos y hacer que los empleados los firmen en pantalla al momento de recibirlos, bien sea porque están presentes en dicho instante, o realizándolo de forma remota, ya que cada empleado puede acceder y firmar directamente sus comprobantes, asegurando flexibilidad y accesibilidad sin precedentes.

La funcionalidad de firma en pantalla de MisDotaciones no solo agiliza el proceso de entrega, sino que también fortalece la transparencia y la trazabilidad, elementos cruciales para la gestión moderna de recursos humanos. Una vez firmados, los comprobantes se pueden descargar en formato PDF y se almacenan de manera segura en nuestra plataforma, garantizando tanto la seguridad de los datos como la facilidad de acceso para futuras auditorías o consultas.

MisDotaciones se ofrece bajo el modelo software as a service (SAAS).

Funciones de la plataforma

  • Activación de fechas ilimitadas de entrega de dotación laboral (obligatoria por ley y opcional), y elementos de protección personal
  • Cada cargo se relaciona a un tipo de dotación y elementos de protección personal, a los cuales pueden tener elementos ilimitados

  • Cada tipo de dotación o elementos de protección personal (EPP), se configura con los elementos deseados, para asignarlos luego fácilmente a cada cargo.

  • Informes de entregas realizadas: La plataforma ofrece informes detallados que muestran la cantidad de elementos para dotación laboral y EPPs entregados.

  • Gestión de cargos y su dotación laboral (Elementos, tallas, cantidades)
  • Los empleados pueden firmar en pantalla de computador, tableta o celular, el comprobante de entrega de su dotación y EPPs en pantalla con firma táctil con el mouse, dedo o lápiz óptico

  • Los comprobantes firmados de recepción de la dotación laboral y los EPPs, se pueden descargar en formato PDF.

  • Los comprobantes firmados de recepción de la dotación laboral y los EPP quedan almacenados de forma segura en nuestros servidores en la nube, para ser buscados y descargados en cualquier momento.

  • El diseño gráfico de la plantilla a usar para los comprobantes de entrega para su empresa puede tener su logo y textos deseados.
  • Importación masiva de empleados
  • Planeación de compras: Informe que muestra los elementos se requieren para próximas fechas de entrega, indicando las unidades por talla y género requeridas.
  • Se puede tener un directorio propio de proveedores, que muestra los elementos ofrecidos por cada uno y el precio.
  • Panel del empleado:  Los empleados pueden ingresar a un panel, en el que pueden revisar sus entregas, firmar sus comprobantes de entrega, calificar la dotación recibida, consultar recomendaciones de uso de los elementos recibidos y cuidado de la dotación, enviar PQRS. 
  • Envío de emails masivos a todos los empleados cargados en la plataforma.
  • Realización de encuestas a todos los empleados cargados en la plataforma.

Beneficios por área de la empresa

Talento humano

  • Optimización de Procesos: La importación masiva de empleados y la activación de fechas para la entrega de dotaciones y EPPs simplifican y agilizan los procesos de recursos humanos, reduciendo el tiempo dedicado a tareas administrativas.

  • Mejora de la Experiencia del Empleado: Al permitir a los empleados firmar sus comprobantes de entrega digitalmente y acceder a un panel para revisar sus entregas y realizar evaluaciones, se mejora su experiencia y satisfacción laboral.

  • Gestión Eficiente de Dotaciones: La capacidad de gestionar las dotaciones por cargo y ajustar los elementos necesarios facilita una distribución más precisa y personalizada de recursos, mejorando la gestión del talento.

Riesgos laborales

  • Cumplimiento de Normativas de Seguridad: Al asegurar la entrega de EPPs y dotación laboral obligatoria, la plataforma ayuda a cumplir con las normativas de seguridad y salud en el trabajo, reduciendo riesgos legales y físicos.

  • Gestión de Elementos de Protección Personal – EPPs: La especificación de EPPs por cargo y la posibilidad de planificar entregas futuras ayudan a garantizar que todos los empleados tengan el equipo de protección adecuado, lo que reduce los riesgos de accidentes laborales.

Legal

  • Cumplimiento Legal y Transparencia: Al generar comprobantes firmados digitalmente y almacenarlos de manera segura, se facilita el cumplimiento de regulaciones laborales y se proporciona un registro transparente y accesible en caso de auditorías o disputas legales.

  • Protección contra Litigios: La documentación detallada y la capacidad de acceder a históricos de entregas minimiza el riesgo de litigios relacionados con la dotación laboral y los EPPs.

Compras

  • Planeación Eficiente de Compras: La función de planeación de compras y el informe de elementos requeridos para futuras entregas permiten una gestión de inventario más eficaz, evitando el exceso de stock y optimizando el presupuesto.

  • Gestión de Proveedores: Al poder crear una base de datos de proveedores con los elementos ofrecidos y sus precios, se facilita la comparación y selección de proveedores, mejorando la eficiencia en el proceso de compra.

Producción

  • Continuidad Operativa: Al asegurar que todos los empleados tengan la dotación y los EPPs necesarios, se mantiene la continuidad operativa al minimizar las interrupciones por falta de equipo de protección adecuado.

  • Optimización de Recursos: La gestión eficiente de la dotación y los EPPs permite una asignación más precisa de recursos, lo que puede contribuir a una operación más ágil y menos propensa a retrasos por gestiones administrativas.

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